IHRE doo E-MAIL-KAMPAGNE

E-Mail-Nachrichten (Kampagnen/manuell verschickte E-Mails)

Herzlich Willkommen auf der Schulungsseite. Sie erhalten nachfolgend einen Überblick über alle Funktionen und den Umgang mit dem System.

Neue Kampagne/E-Mail-Vorlage erstellen

Über "+ Neue E-Mail-Nachricht" können Sie eine neue E-Mail-Kampagne starten.

HINWEIS! Wenn Sie eine Nachricht kopieren, können Sie nicht zwischen den hinterlegten Vorlagen wählen, Sie können lediglich die hinterlegte Vorlage abändern!


Wenn Sie eine neue Nachricht erstellen tragen Sie die erforderlichen Daten in den einzelnen Abschnitten ein.


E-Mail-Nachricht Details

  • Geben Sie einen Namen für die interne Verwaltung der Nachricht ein.
  • Ordnen Sie der Nachricht eine Veranstaltung zu.
    (Es ist nur die gerade ausgewählte Veranstaltung zur Auswahl hinterlegt.)
  • Wählen Sie die Nachrichtensprache aus.
  • Klicken Sie auf „Speichern“

Versandeinstellungen

  • Klicken Sie zur Bearbeitung auf „Infos hinzufügen“
  • Geben Sie einen E-Mail-Betreff ein (z.B. Einladung zur Veranstaltung XY).
  • Geben Sie einen Absendernamen ein, dieser wird in Outlook angezeigt.
  • Geben Sie die gewünschte Antwortadresse an.
  • Absenderadresse: Wählen Sie eine der hinterlegten Absenderadressen aus.


E-Mail-Anhänge:

  • Sie können optional E-Mail-Anhänge zum Mailing hinzufügen.
    Diese werden systemisch hinzugefügt und können nicht bearbeitet werden.
  • Weitere projektbezogene und bearbeitbare Anhänge können nur in der Bestätigungsmail hinzugefügt werden (Veranstaltungseinstellungen > Tickets & Anhang)
    Eine Verlinkung weiterer Informationen in einem Einladungsmailing ist via Link auf die Veranstaltungswebsite möglich.
  • Klicken Sie auf „Speichern“

Empfänger

  • Klicken Sie zur Bearbeitung auf „Empfänger hinzufügen“
  • Wählen Sie die Empfängergruppe mit dem Namen Ihres Events aus.
  • Klicken Sie auf „Speichern“

Design & Inhalt

  • Über "+ Vorlage auswählen" gelangen Sie zu den Vorlagen (entsprechend angepasst an den Veranstaltungsskin) und können die hinterlegte Vorlage auswählen.
  • Nach der Auswahl erhalten Sie direkt die Möglichkeit, diese zu bearbeiten und gelangen durch den Klick auf "Speichern & schließen" zurück zur Übersicht.
  • Mehr dazu unter dem Punkt Kampagnen Design "Kampagnen-Design-Vorlagen".

Versand von Testnachrichten

Es besteht die Möglichkeit E-Mail-Nachrichten zum Testen von Versandeinstellungen, Design, Inhalt und Links, zu versenden, während sich die Nachricht noch im Entwurf befindet.


Der Testversand ist nur für E-Mail-Nachrichten möglich, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:


  • Die E-Mail-Nachricht ist im Reiter "Entwürfe".
  • Die allgemeinen Einstellungen und Versandeinstellungen sind vollständig konfiguriert
  • Es wurde ein Design für die Nachricht hinterlegt
  • Der eingeloggte Nutzer hat die Berechtigung, eine Testnachricht zu verschicken (nicht erlaubt für die Rollen "Buchungsassistent" und "Nur Leserechte")
  • Es ist ein mindestens ein Kontakt im Kontaktcenter erstellt, an welchen die Testnachricht versendet werden soll

Um eine Testmail zu versenden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in den Nachrichtendetails auf den Button zum Versand von Testnachrichten
  2. Nun können Sie bis zu 20 Kontakte aus dem doo Kontaktcenter auswählen, an die die Testnachricht versendet werden soll
  3. Bestätigen Sie den Testversand
  4. Das System bestätigt den Versand der Testnachrichten


Einschränkungen beim Versand von Testnachrichten

  1. Kein Versand an blockierte Kontakte
  2. Kein Versand bei fehlerhaftem E-Mail-Code (z.B. bei Fehler im Liquid-Code oder benutzerdefiniertem HTML/CSS).


Die Testnachrichten umfassen folgende Funktionalitäten/Besonderheiten

  • Einladungslinks: Verhalten wie bei "normalen" Versand, sofern die Veranstaltung live ist und der hinterlegte Link auf die Standard Veranstaltungswebseite oder eine Seite führt, auf der die Veranstaltung per Widget eingebunden ist.
  • Promotion-/Zugangscode: sind nicht funktionsfähig 
  • Google Kalender-Link, ICS-Datei und Veranstaltungsfelder: Verhalten wie bei einem "normalen" Versand
  • Abmeldelink: Verhalten wie bei "normalen" Versand (Meldet sich ein Kontakt über diesen Link ab, gilt er als blockiert und wird keine weiteren (Test-) E-Mail-Nachrichten erhalten)
  • Anhänge (Ticket, Rechnung): Testnachrichten werden grundsätzlich ohne die Dokumente im Anhang verschickt
  • Testnachrichten erscheinen nicht
  1. in den E-Mail-Aktivitäten
  2. im Erfolgsbericht inkl. Export
  3. in den Kontaktdetails des Empfängerkontakts
  4. in der Einladungsliste


Sie können sich die Übersicht und einen Bericht über Ihre versendeten Testnachrichten anzeigen lassen, indem Sie in der Ansicht Ihrer versendeten Nachrichten den Reiter "Tests" auswählen.

  • Im letzten Schritt erhalten Sie die Möglichkeit die verschieden Personalisierungsmöglichkeiten, wie den Einladungslink oder den Zugangscode zu hinterlegen.
  • Wenn Sie einen Einladungslink verschicken wollen, welcher auf die Veranstaltungswebseite verweist, tragen Sie diesen im Feld ein.
  • Falls Sie Ticketkategorien, welche nur mit einem Zugangscode sichtbar sind, in Ihrer Veranstaltung hinterlegt haben können Sie diese Zugangscodes per Email versenden.
  • Gehen Sie nun wieder zum Anfang der Seite nun sehen Sie den Button "Versand planen". Klicken Sie darauf um den Versand zu planen und legen Sie das gewünschte Zeitfenster fest. Das E-Mailing wird dann automatisch zu diesem Zeitpunkt verschickt.

Kampagnen-Design-Vorlagen

Um den HEADER der E-Mail anzupassen, wählen Sie das Bild aus und klicken Sie auf den Button „Bild ändern“ am rechten Rand in den Inhaltseigenschaften. Der Header sollte einer Größe von 5000x1250px entsprechen.


Detaillierte Schritte:


"das Bild auswählen" > "Bild ändern " > "myfiles" > "das Bild per Drag & Drop einfügen" > "Einfügen" > "Speichern & schließen".

Die persönliche Anrede und Anmelde-, sowie Absagebuttons werden automatisch aus der Vorlage übernommen und müssen nicht mehr angepasst werden.

Im Editor können Sie die Texte bearbeiten.


Möchten Sie die Farbe des Textes anpassen, so müssen Sie den entsprechenden Text zuerst mit der Maus markieren, dann klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil im schwarzen Bearbeitungsmenü neben "Schriftfarbe bearbeiten" und wählen hier das Farbpaletten-Symbol aus.


Nun können Sie hier die Farbe anpassen, indem Sie rechts die Werte bei RGB oder bei # anpassen.

Bitte halten Sie sich bei der Auswahl der Farbe an Ihre CI.


Wenn Sie in ein Textfeld klicken haben Sie die Möglichkeit Personalisierungen einzufügen.

Unter Personalisierungen finden Sie beispielsweise auch "Code", diesen benötigen Sie wenn Sie einen zuvor angelegten Zugangscode per Mail verwenden wollen.
Sie können auch unter "Spezial-Link" -> "Anmeldung" die Zugangscodes verschicken.

Wenn Sie eine Verlinkung zur Veranstaltungsseite einbinden möchten, markieren Sie das entsprechende Wort (“hier“/„Veranstaltungswebsite“) und klicken auf „Spezial-Link“ >Einladung > Anmelden oder kopieren Sie die gewünschte URL und fügen diese über die übliche Vorgehensweise ein.


Passen Sie die Darstellungsfarbe des Links an, indem Sie das verlinkte Wort markieren und links unter „Linkfarbe“ den entsprechenden Hex-Code eingeben.

Wenn Sie eine Datei als Link einfügen möchten, markieren Sie dazu zuerst mit der Maus den gewünschten Text und klicken Sie im schwarzen Bearbeitungsmenü auf das Büroklammer-Symbol. Im neuen Fenster wählen Sie als "Link-Typ" nun "Datei verlinken" aus. 


Als nächstes wählen Sie einen der verfügbaren Online-Speicherorte aus, etwa "Myfiles" und klicken dann ganz oben auf "hochladen".

Jetzt noch die Datei auswählen, hochladen und zu guter Letzt auf den "Einfügen" Button bei Ihrer Datei klicken.

Um einen bestehenden Button in einer E-Mail Nachricht zu editieren, klicken Sie diesen an und führen Sie die gewünschten Änderungen links unter dem Punkt "Inhaltseigenschaften" durch. Hier können Sie unter anderen die Hintergrundfarbe des Buttons, die Textfarbe oder die Ausrichtung des Buttons ändern.

Um einen Button einzufügen klicken Sie im linken Menü auf der rechten Seite auf "Inhalt". Wählen Sie dort das Symbol "Button" an und ziehen dieses per Drag und Drop an die gewünschte Stelle in der E-Mail Nachricht.

Ein Bild können Sie einfügen, indem Sie im linken Menü die Kachel "Bild" auswählen und dann an der gewünschten Stelle in der E-Mail Nachricht platzieren. Ziehen Sie dazu die Kachel via Drag&Drop in die Nachricht. Klicken Sie dann auf "Durchsuchen" >myfiles und laden Sie ein Bild hoch, bzw. importieren Sie ein Bild.


Über die „Vorschau“ können Sie eine Vorschau der E-Mail ansehen und oben auch zwischen verschiedenen Endgeräten (Desktop/Mobil) wählen.


Die verlassen die Vorschau über das „X“ rechts oben.


Über „Speichen“ können Sie Änderungen speichern. Mit „Speichern & schließen“ gelangen Sie direkt zurück zur Übersicht „E-Mail-Nachricht Details“.

Erinnerungs-E-Mail / Reminder an Kontakte mit fehlender Rückmeldung

Für die Zusendung einer Erinnerungsnachricht / Remindernachricht an alle Kontakte, die weder zu noch abgesagt haben, müssen alle registrierten Kontakte (Zugesagten) und alle Kontakte die abgesagt haben aus dem E-Mail Verteiler entfernt werden.


HINWEIS! Es wird kein automatischer Event-Reminder an Teilnehmer versendet, auch wenn das entsprechende Feld ausgewählt wurde.

Entfernen der bereits registrierten Kontakte

  • Öffnen Sie über den Reiter „Buchungsübersicht“ alle Buchungen
  • Wählen Sie in der ersten Spalte der Tabelle, neben der Spalte „Name“, die Checkbox aus, um alle Buchungen der ersten Tabellenseite auszuwählen
  • Bei mehr als 50 Buchungen im System, klicken Sie unter den Spaltennamen in der grünen Leiste, welche sich eingeblendet, „alle xxx Buchungen auswählen“ an
  • Wählen Sie jetzt „Aus Gruppe entfernen“ an
  • Es öffnet sich ein Pop-up
  • Wählen Sie die jeweilige Empfängergruppe im
    Pop-Up aus
  • Klicken Sie auf den Button „Entfernen“


Die registrierten Kontakte sind aus der Empfängergruppe entfernt.

Entfernung der Absagen aus Empfängergruppe

  • Öffnen Sie über den Reiter „Veranstaltungen“ Ihre angelegte Veranstaltung
  • Klicken Sie auf „Einladungsliste“
  • In der unteren Tabelle „Kontakte in Einladungsliste“ wählen Sie im Reiter „Status“ die Option „abgesagt“ aus
  • Klicken Sie auf „Suchen“
  • Wählen Sie in der ersten Spalte der Tabelle, neben der Spalte „Name“, die Checkbox aus, um alle Buchungen der ersten Tabellenseite auszuwählen
  • Bei mehr als 50 Absagen im System, klicken Sie unter den Spaltennamen in der grünen Leiste, welche sich eingeblendet, „alle xxx Kontakte auswählen“ an
  • Wählen Sie jetzt „Aus Gruppe entfernen“ an
  • Es öffnet sich ein Pop-up
  • Wählen Sie die jeweilige Empfängergruppe im Pop-Up aus
  • Klicken Sie auf den Button „Entfernen“


Die Absagen sind aus der Empfängergruppe entfernt.

Bei Verwendungswunsch der ursprünglichen E-Mail Einladung nutzen Sie die Kopierfunktion.


Zu guter Letzt fügen Sie Ihrer Erinnerungs-E-Mail / Reminder die bearbeitete Empfängergruppe hinzu.


HINWEIS! Bei einer kopierten E-Mail-Nachricht ist die ursprüngliche Empfängergruppe bereits hinterlegt.


Wo sehe ich, ob alles geklappt hat?

Nach dem Versand wird der Status Ihrer E-Mail automatisch auf den Status "Versendet" geändert. Wählen Sie den Reiter "Versendet" aus, hier erhalten Sie bereits erste Angaben zum Erfolgsbericht.


Klicken Sie auf die entsprechende E-Mail Nachricht (Kampagne) und anschließend auf "Erfolgsbericht ansehen" (über Icon links neben den drei Punkten) um detailliertere Informationen zu erhalten.

Im Erfolgsbericht erhalten Sie Informationen zur den folgenden Erfolgsparametern, zusätzlich können Sie über die Schaltfläche "Bericht herunterladen" den Bericht als Excel Datei herunterladen.


Öffnungsrate (Gibt Auskunft darüber, wie oft die Mail geöffnet wurde)

Klickrate (Gibt Auskunft darüber, wie viele Personen in der Mail einen Link geöffnet haben)

effektive Klickrate (Gibt Auskunft darüber, wie viele Personen die die Mail geöffnet haben einen Link geöffnet haben)

Verluststatistik (Gibt Auskunft darüber, wie viele Personen sich beschwert oder abgemeldet haben)

Bounces können in drei unterschiedliche Kategorien gegliedert werden:


1.  Hard-Bounce: Ein Hard-Bounce bedeutet, dass die E-Mail-Adresse grundsätzlich nicht (mehr) erreichbar ist. Diese Kontakte können nicht mehr über den doo E-Mail-Manager angeschrieben werden und werden bei zukünftigen Nachrichten automatisch übersprungen.


  • Allgemein: Es wurde kein spezifischer Grund für den Hard-Bounce gemeldet.
  • Adresse existiert nicht: Die E-Mail-Adresse existiert nicht (mehr), z.B. weil der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat oder die Adresse falsch eingegeben wurde.
  • Adresse geblockt: Die E-Mail-Adresse ist bereits als Hard-Bounce bekannt und wird deswegen nicht mehr angeschrieben.


2.  Soft-Bounce: Die E-Mail ist temporär nicht erreichbar und konnte wegen eines Problems oder Einstellung auf Empfängerseite nicht zugestellt werden. Sie ist aber grundsätzlich noch verfügbar. Sie können versuchen, den Kontakt zu einem späteren Zeitpunkt zu kontaktieren.


  • Allgemein: Es wurde kein spezifischer Grund für den Soft-Bounce gemeldet.
  • Postfach voll: Das Postfach des Empfängers ist voll, er kann deswegen aktuell keine weiteren E-Mails empfangen.
  • Nachrichten zu groß: Die Nachricht ist zu groß und wird deswegen vom E-Mail-Anbieter des Empfängers abgewiesen. Achten Sie darauf, dass Anhänge und Bilder nicht zu groß sind, um dieses Problem zu vermeiden.
  • Inhalt geblockt: Bestimmte Inhalte der Nachricht wurden vom E-Mail-Anbieter des Empfängers blockiert.
  • Anhang geblockt: Der Anhang wurde vom E-Mail-Anbieter des Empfängers zum Beispiel wegen der Größe oder Dateiart blockiert.


3.  Unbestimmt: Es wurde kein Bounce-Grund angegeben.

Was tun, wenn meine E-Mail Einladung beim Empfänger im Spam-Filter landet?

Bei Freemailadressen:

Bei Freemailadressen wie Gmail, Hotmail etc. kann es vorkommen, dass die Einladung nicht in den Posteingang zugestellt wird.
Bitten Sie Ihren Kontakt auf jeden Fall, dass er die jeweilige Absenderadresse als Kontakt speichert bzw. als vertrauenswürdigen Absender markiert.


Bei Unternehmens-E-Mail-Adressen:

Bei extrem restriktiv gestalteter E-Mail-Policy in Unternehmen kann es vorkommen, dass E-Mails nur in das Postfach des Empfängers zugestellt werden, wenn der Absender bzw. die IP-Adresse des Versenders zentral bei der IT gewhitelistet sind.

Weisen Sie Ihre Ansprechpartner gerne auf diesen Umstand hin, i.d.R. sind sich Empfänger innerhalb dieser Unternehmen der Problematik allerdings auch bewusst.