IHR WEG ZUM doo EVENT

Basics

Herzlich Willkommen auf der Schulungsseite. Sie erhalten nachfolgend einen Überblick über alle Funktionen und den Umgang mit dem System.

Dashboard

Nach dem Login gelangen Sie zu Ihrem Dashboard. 


Dieses ermöglicht Ihnen eine schnelle und zentrale Navigation durch das Tool und präsentiert die relevantesten Daten.


Durch einen Klick auf das doo Logo (oben links) gelangen Sie jederzeit zu Ihrem Dashboard zurück.

Organisationseinstellungen

Über das Dashboard können Sie die Organisationseinstellungen aufrufen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad in der blauen Zeile im oberen rechten Bereich.

In den Organisationseinstellungen finden Sie die Einstellungen in den Bereichen


Diese Einstellungen können nur von Usern mit der Rolle „Veranstaltungsmanager“ oder höher geändert werden.

Accounteinstellungen

Die Accounteinstellungen sind bereits vorbefüllt. Sollten Daten abweichen so passen Sie diese bitte selbstständig an!


Die Organisationsanschrift hängt nicht mit der Eventanschrift zusammen, d.h. die Organisationsanschrift wird nur für interne Zwecke benötigt. Tragen Sie die Eventanschrift daher bitte eigenständig bei Ihren Veranstaltungen ein.


Pro Organisationsaccount muss ein Ansprechpartner für interne Belange definiert werden, ändert sich dieser passen Sie diesen bitte selbstständig an.

Nutzer

Über "+ Neue Nutzer einladen" können Sie neue Nutzer zur Veranstaltungsbearbeitung hinzufügen.


Um einen neuen Nutzer hinzuzufügen müssen Sie in dem erscheinenden Pop-Up Fenster die E-Mail Adresse

eingeben und die Rolle vergeben.

 

Um einen Nutzer für die Veranstaltungsbearbeitung zu löschen nutzen Sie die rote Mülltonne am rechten

Rand.


Nutzerrollen:

  • Administrator
    Kann Accountinformationen bearbeiten und Nutzer verwalten

  • Veranstaltungsmanager
    Wie Administrator, kann aber keine Nutzer und Nutzerrechte sehen und verwalten

  • Buchungsassistent
    Kann Teilnehmer, Kontakte und Buchungen verwalten, aber keine Umsatzzahlen sehen oder Listen herunterladen

  • Nur Leserechte
    Kann Teilnehmer, Kontakte und Buchungen sehen und herunterladen, aber keine Änderungen vornehmen


Wichtig! Für verschiedene Funktionen kann es sein, dass Nutzer mit dem Namen "System Emails" oder "Technical User" existieren. Bitte löschen Sie diese Nutzer und den Nutzer "Birgit Humpisch" keinesfalls!

Datenmanagement

Im Datenmanagement wird der Umgang mit sensiblen Daten geregelt. Sollten Sie bereits eigene Kontaktdaten importiert haben, so können Sie festlegen, ob diese Daten ergänzt werden können.


Zusätzlich ist festlegt, dass personenbezogene Daten nach der Veranstaltung nicht gelöscht werden.

Kontaktdatenfelder

Kontaktdatenfelder dienen dazu die gesammelten Antworten auf individuelle Fragen im Buchungsprozess veranstaltungsübergreifend einem Kontakt zuzuordnen.


Um ein neues Datenfeld anzulegen, klicken Sie auf "+ Neues Datenfeld anlegen". Anschließend öffnet sich ein Pop-Up in welchem Sie den Namen des Kontaktdatenfeldes angeben und anschließend den Datenfeldtyp festlegen müssen.


Datenfeldertypen:

  • Freitext kurz: Bietet Platz für ca. 130 Zeichen
  • Freitext lang: Bietet Platz für mehr als 130 Zeichen
  • Auswahlliste: Bietet eine Auswahlmöglichkeit aus einem individuellen Dropdown-Menü
  • Checkbox: Liefert den Wert wahr oder falsch
  • Datei: Speichert eine Datei und gibt den Link wieder
  • Telefonnummer: Speziell für Telefonnummern geeignet
  • Datum: Gibt ein Datum an


Achtung! Die Bezeichnung der Datenfelder muss eindeutig sein, daher können keine Bezeichnungen doppelt vergeben werden. Bestehende Datenfelder können nicht bearbeitet werden.

Veranstaltungsfelder

Über den Reiter Veranstaltungen können Sie eigene Veranstaltungsfelder erzeugen. Diese erstellten Felder werden bei der Veranstaltungserstellung angezeigt.


Fügen Sie über "+ Neues Veranstaltungsfeld" ein neues Abfragefeld hinzu.


Legen Sie einen Feldnamen und den entsprechenden Feldtyp fest, dabei können Sie aus folgenden Typen wählen:

  • Freitext = Sie können einen eigenen Text einfügen
    (geeignet für Speaker oder Agenda)
  • Auswahlliste = Sie müssen eine Auswahl aus Ihren Auswahlmöglichkeiten wählen
    (geeignet um intern die Veranstaltungsformate zu kennzeichnen)
  • Datei = Sie müssen eine Datei hochladen, die Ihnen oder den Teilnehmenden angezeigt wird
    (geeignet um den Teilnehmenden Informationen zur Verfügung zu stellen)


Optional können Sie auswählen ob das Abfragefeld standardmäßig zu neuen Veranstaltungen hinzugefügt werden soll oder ob dieses ein internes Feld kennzeichnet, welches für den Teilnehmenden nicht sichtbar ist.


Hinweis! Bitte löschen Sie kein Veranstaltungsfeld!

Veranstaltungsübersicht

Hier finden Sie alle Informationen bezüglich Ihrer Veranstaltung.


Neue Veranstaltungen erstellen Sie über Salesforce.


Erstellen Sie eine Veranstaltung, so befindet sich diese als Entwurf in Ihrer Veranstaltungsübersicht.


Veranstaltungen können sich in verschiedenen Phasen befinden. Sie können in Erstellung, Live oder Abgeschlossen sein.


"In Erstellung" heißt, die Veranstaltung ist derzeit noch im Entwurf. Veranstaltungen dieses Types werden durch orange Symbole dargestellt.


"Live" bedeutet, die Veranstaltung kann von Teilnehmern gebucht werden und ist über die Veranstaltungs-Webseite aufrufbar. Veranstaltungen dieser Art sind durch grüne Symbole gekennzeichnet.


"Abgeschlossene" Veranstaltungen können im Tab-Menü oben eingesehen werden. Zudem werden sie ausgegraut dargestellt.


Veranstaltung absagen

Veranstaltungen können einfach abgesagt werden. Sie müssen sich dafür jedoch in der Phase "Live" befinden.


Sie haben mehrere Möglichkeiten, um ein Event abzusagen.


In der Veranstaltungsübersicht können Live-Veranstaltungen über das Dreipunktemenü abgesagt werden.


Alternativ können Sie die Veranstaltung durch einen Klick auswählen und die Veranstaltung über das Administrationsfeld absagen.


Veranstaltung erstellen

Um eine neue Veranstaltung zu erstellen, loggen Sie sich in Salesforce ein.


  • Wählen Sie Ihre Parent-Kampagne unter dem Reiter "Campaings" aus.


Child campaign erstellen


  • Erstellen Sie eine neue Child Kampagne über den Button "New Child Campaign".
  • Wählen Sie die hinzuzufügenden Kontakte aus.
  • Erstellen Sie die Child-Kampagne und ordnen dieser der vorab erstellen Parent-Kampagne zu.
  • Bestätigen Sie die vorher hinzugefügten Kontakte.
  • Geben Sie Start- und Enddatum der Child-Kampagne an.
  • Setzen Sie den Status der Kampagne auf "Completed".
  • Klicken Sie auf "Create Event".
  • Bestätigen Sie die Event-Erstellung über das Pop-Up.
  • Wechseln Sie in die Veranstaltungsübersicht auf doo. Hier können Sie das soeben erstellte Event bearbeiten.


HINWEIS! Der/Die Bereich/e muss im Vorfeld darüber informiert werden, wann die Children Campaign geschlossen wird – bitte verbindlichen Termin nennen - da danach keine Änderungen mehr möglich sind!

Kontaktupload

In Salesforce können Sie nun die einer Kampagne zugeordneten Kontakte in doo hochladen.

Hierfür müssen Sie Ihre erstellte Child-Kampagne noch einmal öffnen und den Kampagnen-Status von "Planned" auf "Completed" ändern.


  • Klicken Sie danach auf den Button "Upload Contacts".
  • Die hochgeladenen Kontakte finden Sie nun in der Kontaktübersicht in doo. Sie sind automatisch einer Kontaktgruppe zugeordnet. Diese trägt den gleichen Namen wie Ihre Kampagne.


HINWEIS! Wenn Sie nachträglich Kontakte in doo hochladen möchten, fügen Sie diese Kontakte zu Ihrer bestehenden child campaign hinzu und Klicken erneut auf "Uplaod Contacts".


  • Öffnen Sie nun Ihre Veranstaltung in doo und klicken auf den Button "Einladungsliste".
  • Fügen Sie hier die soeben erstellte Kontaktgruppe zu Ihrer Veranstaltung hinzu.

Veranstaltung bearbeiten

Die angelegte Veranstaltung finden Sie nach dem Login in doo im linken Navigationsmenü unter dem Menüpunkt "Veranstaltungen". 

Veranstaltung bearbeiten

Zum Bearbeiten einer Veranstaltung klicken Sie auf „Veranstaltung bearbeiten“, dort können weitere Anpassungen an der Veranstaltung vorgenommen werden.


Nach Belieben können dort alle weiteren Daten, wie Name der Veranstaltung, Datum und Uhrzeit, Kontaktdaten Veranstalter, Veranstaltungsort und Veranstaltungsbeschreibung ergänzt werden.


Auf der ersten Seite können die Veranstaltungsinformationen, auf der zweiten Seite die Ticketinformationen und auf der abschließenden Seite die Buchungs- und Teilnehmeroptionen bearbeitet werden.

Name der Veranstaltung

Der Name der Veranstaltung wird von der Veranstaltungserstellung in Salesforce übernommen und ist auf der Webseite, den Tickets, den Buchungsmails und in den E-Mail Kampagnen sichtbar.

Kurzbeschreibung

Die Kurzbeschreibung erscheint auf der Webseite unter der Überschrift "Veranstaltungsinfos". Diese kann bis zu 250 Zeichen enthalten. Die Kurzbeschreibung sollte kurz und bündig sein.

Datum und Uhrzeit

Das Datum wird aus Ihrer Child-Kampagne in Salesforce übernommen. Bitte legen Sie bei Uhrzeit den Start-, sowie den Endzeitraum der Veranstaltung fest.

Logo und Titelbild

Unter „Logo und Titelbild“ haben Sie die Möglichkeit, diese über die Schaltfläche "bearbeiten" ändern.


Es ist möglich ein eigenes Titelbild oder Logo hochzuladen.

Kontaktdaten Veranstalter

Die Kontaktdaten sind bereits je nach Template entsprechend vorbefüllt.


Bitte überprüfen Sie die Angaben vor der Veranstaltungsfreigabe.


Veranstalter: veranstaltendes Unternehmen/Fachbereich o.ä.

Ansprechpartner: organisatorischer AP

Veranstaltungsort

Im ersten Feld "Name des Veranstaltungsortes" können Sie eine eigene Beschreibung und nähere Details zum Veranstaltungsort, wie beispielsweise die genaue Raumbenennung, hinterlegen. Die Beschreibung wird auf der Webseite angezeigt. Im Feld "Veranstaltungsadresse" können Sie die genaue Adresse hinterlegen. Diese erscheint auf dem Ticket und der Webseite und dient der Anreise der Teilnehmenden.


HINWEIS! Sobald Sie die Adresseingabe starten, werden Ihnen Adressvorschläge im Drop-Down-Menü zur Auswahl gestellt.

Veranstaltungsbeschreibung

Tragen Sie hier die Veranstaltungsbeschreibung ein.

Gesamtkapazität und Gesamtzahl der Tickets pro Buchung

Hier können Sie die Gesamtkapazität (= maximale Anzahl der Teilnehmenden) der Veranstaltung ändern.

Die Gesamtkapazität bestimmt die Menge aller Ticketkapazitäten und darf nicht größer oder kleiner sein als die höchste Ticketkapazität aller auswählbaren Tickets.


Standardmäßig ist die Gesamtkapazität auf 200 festgelegt, kann jedoch bearbeitet werden.


Sie können festlegen wie oft das Ticket mindestens gebucht werden muss.

Ticketkategorien

Unter der Rubrik "Ticketkategorien" können Sie neue Tickets hinzufügen oder bestehende Tickets bearbeiten. Sie können den Titel, die Beschreibung und die Kapazität bearbeiten.


Über die Menge können Sie festlegen wie oft das Ticket gekauft werden kann. Bitte passen Sie parallel dazu auch immer die Gesamtkapazität an.


Über den Anmeldezeitraum können Sie bestimmen ab wann das Ticket verfügbar sein soll und bis wann eine Buchung des Tickets möglich ist.

Ticketkategorien - Weitere Einstellungen

Über "Weitere Einstellungen" rufen Sie zusätzliche Ticketeinstellungen auf. Sie können dort festlegen ob die Anzahl der verfügbaren Ticket links neben der auswählbaren Ticketanzahl als Countdown angezeigt wird, wie mit den Tickets außerhalb des Buchungszeitraumes umgegangen werden soll, oder ob das Ticket bereits vorausgewählt ist. Auch können Sie hier die Buchungsbedingungen festlegen, das heißt Sie können festlegen ob das Ticket gebucht werden muss wenn es verfügbar ist, oder ob nur einzelne Teilnehmergruppen das Ticket buchen können.

Teilnehmerdaten

Durch ein erneutes Klicken auf „Speichern & weiter“ befinden Sie sich im letzten Erstellungsschritt, den Teilnehmerdaten. Hier können Sie auswählen, welche Fragen dem Teilnehmenden gestellt werden. Sie können diese als Pflichtfeld oder optional definieren. Zudem können Sie zusätzliche Produkte (s.u.) anbieten.

Kontaktperson

Durch einen Klick auf die Checkboxen im oberen Teil können Sie die Auswahl der Fragen verändern. Die Reihenfolge der festgelegten Datenabfragen kann dabei nicht verändert werden.

Weitere Angaben zur Buchung

Über "+ Eigene Frage erstellen" haben Sie die Möglichkeit zusätzlich eigene Abfragen zu erstellen. Hier können alle Felder frei bearbeitet werden.

Wurde bereits zuvor über die Organisationseinstellungen ein eigenes Kontaktdatenfeld erstellt, so können Sie die Abfrage mit diesem verknüpfen. Name, Beschreibung und ob die Beantwortung verpflichtend ist, sind auf der Webseite sichtbar.


Verfügbare Datenfelder:

  • Offene Frage: Bietet Platz für bis zu 130 Zeichen
  • Paragraph: Bietet Platz für mehr als 130 Zeichen
  • Dropdown: Bietet eine Auswahlmöglichkeit aus einem individuellen Dropdown-Menü
  • Einfachauswahl: Aus mehreren Antwortmöglichkeiten kann nur eine ausgewählt werden
  • Mehrfachauswahl: Aus mehreren Antwortmöglichkeiten können alle ausgewählt werden
  • Datei Upload: Der Buchende muss eine Datei hochladen (verfügbare Formate: .pdf; .png; .jpg)
  • Telefonnummer: Speziell für Telefonnummern geeignet
  • Datum: Gibt ein Datum an

Produkte

Unterhalb der individuellen Fragen zur Buchung befindet sich die Schaltfläche "+ Neues Produkt erstellen". Hier können zusätzliche Produkte angeboten werden.


Im Feld Produktname können Sie den zu erscheinenden Namen festlegen.


Im Feld darunter tragen Sie die Kurzbeschreibung ein. Die Menge kann über das Feld "Kapazität" eingestellt werden. In den weiteren Einstellungen können Sie, analog zu den Ticketeinstellungen, die Produktdarstellung und die Buchungsbedingungen festlegen. Mit einem Klick auf "Übernehmen" speichern Sie diese.

Erweiterte Einstellungen

Grundsätzlich sind diese Felder nur in Sonderfällen zu bearbeiten.


Sie können hier festlegen ob vorbefüllte Daten, zum Beispiel durch Einladungsemails, durch den Teilnehmenden bearbeitbar sind und ob bei einer Änderung ein neuer Kontakt erstellt werden soll. Zudem kann eingestellt werden, ob die Teilnehmenden Kommentare hinterlassen können um den Buchungsprozess zu verbessern.


Die vierte Einstellung betrifft die Veranstaltungskommunikation. Ist die Option aktiviert, wird dem Teilnehmenden ein Hinweisfenster angezeigt. Darin wird dieser darauf aufmerksam gemacht, dass der veranstaltungsbezogenen Kommunikation zugestimmt wird.


Die darauffolgende Einstellung widmet sich dem Newsletter. Wenn Sie diese Option aktivieren, erhält der Buchende eine E-Mail an die angegebene E-Mail Adresse und muss in dieser den Empfang von marketingorientierten E-Mails bestätigen.


In den letzten beiden folgenden Einstellungen können Sie festlegen, welches Design Sie für den Buchungsprozess verwenden und ob erst die Teilnehmerdaten und dann die Buchungsdaten oder andersherum abgefragt werden sollen.

Veranstaltung live stellen

Durch Klicken auf „Speichern“ werden alle Angaben gespeichert, Sie bleiben auf der aktuellen Seite und die Veranstaltung befindet sich weiterhin im Modus „in Erstellung“.


Durch Klicken auf „Speichern & Vorschau“ werden alle Angaben gespeichert und Sie gelangen zu einer Vorschau des Buchungsprozesses. Die Veranstaltung befindet sich weiterhin im Modus "in Erstellung".


Durch Klicken auf „Live schalten“ wird die Veranstaltung live geschaltet und Teilnehmende können sich anmelden. 


Hinweis: Nach Liveschaltung der Veranstaltung können Ticketkategorien nicht mehr gelöscht werden.


Hinweis: Ist eine Veranstaltung live geschaltet kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden!

Einstellungen

Durch Klicken auf "Einstellungen" gelangen Sie in die Einstellungen der jeweiligen Veranstaltung.


In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, E-Mail Inhalte, Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe, Sprachen, Tickets & Anhang sowie Zugangscodes anzupassen.

E-Mail Inhalte

Unter E-Mail Inhalte können Sie Absenderinformationen sowie die Texte für die automatische Buchungsbestätigung, Veranstaltungserinnerung und Stornierungsbestätigung anpassen. Hierfür stehen verschiedene Vorlagen zur Verfügung.


  1. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
  2. Der Absendername wird dem Empfänger in seinem E-Mail-Programm angezeigt (= Outlook-Name) und ist frei wählbar (Standard: PATRIZIA Events).
  3. Wählen Sie eine Absenderadresse (=Postfach/E-Mail Adresse) aus.


HINWEIS! Standardmäßig ist die E-Mail Adresse event@patrizia.ag, sowie die Signaturen und Texte hinterlegt.


Zuletzt können Sie die Texte für die automatische Buchungs- und Stornierungsbestätigung sowie die Veranstaltungserinnerung bearbeiten.

Klicken Sie dafür auf „E-Mail Inhalt bearbeiten“. Standardtexte sind hier bereits für die E-Mails hinterlegt.


Sie können neben den Links zum Buchungsportal einen automatisch generierten Kalendereintrag oder die

Buchungsdetails zusätzlich versenden. Sie können eine Beispiel-Mail an eine beliebige E-Mail Adresse zum

Testen versenden. (Klicken Sie auf „Beispiel-E-Mail versenden“)


(!) Sollten Sie einen Anhang mitschicken, achten Sie bitte auf die Länge des Dateinamens. Das intern genutzte Outlook lässt Anhänge mit zu langen Namen oftmals nicht zu und der Empfänger kann es somit nicht öffnen.

Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe

Unter "Buchungsbedinugen, Storno & Buchungsfreigabe" können Sie Ihre eigenen Bedingungen hinterlegen und weitere Einstellungen zu den Buchungen und Stornierungen vornehmen.


„Ihre Buchungsbedingungen“: Sind voreingestellt und änderbar.

Sprachen

Unter Sprachen können Sie die Texte zu Veranstaltungsinformationen, Tickets, Teilnehmerdaten und Buchungsbedingungen ins Englische übersetzen. Auch kann hier die Standardsprache des Events in Englisch geändert werden. In der linken Spalte sehen Sie zunächst die übergeordneten Punkte, wenn Sie diese aufklappen, erscheinen die zu übersetzenden Elemente.  Die Übersetzung kann auf der rechten Seite in das entsprechende Feld eingetragen werden. Standardmäßig sind bereits einige Übersetzungen hinterlegt.


Hinweis! Sie können lediglich zwei Sprachen hinterlegen!

Tickets & Anhang

In den Einstellungen zu "Tickets & Anhang" können Sie bei Ticketoptionen wählen, ob ein PDF-Ticket mit QR-Code zum Check-In mit der Buchungsbestätigungsmail und ein E-Mail-Anhang mit den Buchungsmails versendet werden soll.

Zudem können Sie unter „E-Mail-Anhang für Teilnehmende“(im System steht Teilnehmer) weitere

E-Mail-Anhänge zur (automatischen) Buchungsbestätigungsmail hinzufügen.

Zugangscodes

Für die Registrierung der Teilnehmenden werden Zugangscodes benötigt (z.B. für den postalischer Versand der Einladungen), die in die Einladung eingedruckt werden.


Ist ein Zugangscode bei einer Veranstaltung hinterlegt, werden alle oder einzelne Ticketkategorien erst sichtbar, nachdem auf der Veranstaltungswebsite der Code eingegeben wurde.

Sie können Codes auch per E-Mail verschicken. Nutzen Sie dafür den Spezial Link "Anmelden" oder die Personalisierung “Code” in Ihre Kampagnen-Nachricht. (! Sollten Sie diese Option nutzen, so ist es notwendig die E-Mail-Nachrichten in den unteren Feldern entsprechend anzupassen !)



Eigenschaften von Zugangscodes:

  • Alle Zugangscodes sind veranstaltungsspezifisch und gelten immer genau für diejenige Veranstaltung für welche Sie angelegt werden.
  • Wenn Sie die Ticketanzahl steuern möchten die mit einem Zugangscode gebucht werden kann, können Sie in der Veranstaltungsbearbeitung in den Ticketkategorie-Einstellungen eine maximale Anzahl an Tickets pro Buchung definieren.

Erstellen von Zugangscodes 

Um Zugangscodes einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:


  1. Gehen Sie zu den Einstellungen der Veranstaltung für welche Sie einen Zugangscode erstellen wollen.
  2. Klicken Sie unten links auf "Zugangscodes".
  3. Gehen Sie auf "Neuen Zugangscode" erstellen.
  4. Es öffnet sich der folgende Dialog (Beispiel):


  • Interner Name: Benennen Sie die Zugangscode-Liste, z. B. "Code-Liste-01/22".
  • Verwendung: Wählen Sie hier zwischen einem Code der nur für eine einzelne Buchung gültig ist oder einem mehrfach verwendbaren Zugangscode.
  • Mehrfach-Codes empfehlen wir z.B für Veranstaltungen oder einzelne Ticketkategorien, die einer bestimmten Gruppe (z.B. Mitgliedern) zur Verfügung gestellt werden sollen.
  • Einmal-Codes für eine Veranstaltung empfehlen wir für personalisierten Ticketzugang, den Sie ausgewählten Personen für Ihre Veranstaltung zukommen lassen möchten, z.B. über eine doo KampagneE-Mail-Nachricht.
  • Anzahl der Codes: Legen Sie die Anzahl an Zugangscodes fest, welche erstellt werden sollen (bis zu 5.000 pro Liste).
  • Ticketkategorien: Wählen Sie aus, ob nur bestimmte oder alle Ticketkategorien durch die Eingabe von Zugangscodes sichtbar werden sollen.
  • Zeitraum eingrenzen: Schränken Sie, falls gewünscht, den Gültigkeitszeitraum der Zugangscodes ein. Die verschlüsselten Ticketkategorien können nur innerhalb der angegebenen Zeitperiode freigeschalten werden und sind außerhalb dieses Zeitraums nicht verfügbar.
  • Personalisieren und Vorbefüllen von Einmal-Zugangscodes: Diese Funktion können Sie nutzen, um bestimmten Kontakten einen Zugangscode zuzuweisen
  • Um eine Zugangscode-Liste zu personalisieren klicken Sie in der Übersicht auf das Stiftsymbol der entsprechenden Code-Liste. Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Zugangscodes einzelnen Kontakten oder einer Kontaktgruppe zuzuordnen. Wenn Sie die Code-Liste anschließend herunterladen, können Sie sehen welcher Code zu welchem Kontakt zugeordnet wurde und diese entsprechend verteilen.
  • Über "+ Kontakt hinzufügen" wird ein Feld generiert, in welchem Sie Ihre Kontakte durch die Eingabe eines Namens oder der E-Mail Adresse durchsuchen können und diesem anschließend einen der Codes zuordnen können.
  • Über "+ Kontakte aus Gruppe" können Sie einer Gruppe aus dem Kontaktcenter die Codes zuordnen.
    Hinweis! Die Zugangscodes sind nur mit bereits bestehenden Kontakten verknüpfbar. Neue Kontakte können keine personalisierten Zugangscodes erhalten oder eingetragen werden.
  • Wenn Sie anschließend bei "Mit Kontaktdaten vorbefüllen" den Haken setzen können Sie wählen, ob die Daten bei den Teilnehmenden-Fragen, den Buchungs-Fragen oder bei beiden vorbefüllt werden sollen.
  • E-Mail-Benachrichtigungen: Geben Sie hier optional eine E-Mail-Adresse ein, um für jede Einlösung des Zugangscodes eine Benachrichtigung zu erhalten.
  • Sichern Sie Ihre Einstellungen über "Speichern".


Sie können hier Ihre Zugangscodes bearbeiten, starten/stoppen oder löschen.

Ein Zugangscode ist inaktiv, wenn er durch einen eingeschränkten Gültigkeitszeitraum aktuell nicht eingelöst werden kann. Um ihn zu aktivieren, passen Sie die Einstellungen unter Zeitraum eingrenzen an.

Bereits eingelöste Codes können nicht mehr gelöscht werden. Allerdings ist es möglich sie zu deaktivieren. Deaktivierte Codes können nicht mehr eingelöst werden und werden in der Übersicht als "Gestoppt" markiert.



Nachdem Sie die Angaben der Codeliste gespeichert haben, erscheint sie in der Übersicht. 

Um zu erfahren, welche Codes wie häufig, von wem und für welche Buchung eingelöst wurden, können Sie sich jederzeit über die Einstellungen der Veranstaltung die entsprechende Code-Liste herunterladen. Auch in der Excel-Buchungsübersicht, die Sie über die Veranstaltungsdetail-Seite herunterladen können, werden etwaige verwendete Promotion- und Zugangscodes aufgeführt.

Buchungsübersicht

In der Buchungsübersicht wird jede einzelne Buchungen aller accountbezogenen Veranstaltungen zentral gesammelt.


Über den Menüpunkt "Buchungsübersicht" können Sie die Verwaltung der Buchungen vornehmen, egal ob es um den Ticketversand oder die Buchungsbestätigung geht.


Daher erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen integrierten Filterfunktionen.

Suchen in der Buchungsübersicht

  1. Wählen Sie im Dropdownmenü die jeweilige Veranstaltung aus.
  2. Geben Sie im Suchfeld rechts davon bekannte Buchungsdetails, beispielsweise Name, Buchungsnummer oder E-Mail-Adresse ein.
  3. Bestätigen Sie den Suchauftrag durch den Button "Suchen".


Über die Schaltfläche "Zurücksetzen" können Sie die Suchparameter löschen.


Hinweis! Das Drop-Down-Menü setzt sich aus dem Datum der Veranstaltung, dem Veranstaltungsnamen und der Event-Id zusammen. Die Event-ID ist eindeutig und wird auch in der Veranstaltungsübersicht angezeigt.

Erweiterte Suche in der Buchungsübersicht

Sollte Ihre vorherige Suche ergebnislos geblieben sein, oder Ihnen fehlen die Buchungsdetails, können Sie über die erweitere Such- und Filterfunktion die Buchungen eingrenzen.


  1. Geben Sie in den Feldern nur Daten ein, die Sie bestätigen können. Sind Sie sich unsicher, so lassen Sie die Felder frei.
  2. Klicken Sie auf "weitere Suchoptionen" um alle Filteroptionen sichtbar zu machen.
  3. Im dritten Feld können Sie zwischen Buchungs-, Bezahl- und Stornodatum wählen und zeitgleich den Zeitraum eingrenzen.
  4. Sie können auch nach dem Buchungsstatus filtern, das heißt zwischen aktiven und stornierten Buchungen. Aktiv ist eine Buchung sobald diese freigegeben wurde.
  5. Zusätzlich können Sie auch nach dem aktuellen Bezahlstatus filtern.
  6. Im sechsten Feld wählen Sie die Art der Zahlungsabwicklung. Diese kann über uns oder Sie stattfinden.
  7. Über "Suchen" bestätigen Sie die getätigten Sucheinstellungen.

Bucherdaten bearbeiten

  1. Wählen Sie die entsprechende Buchung durch einen Klick auf diese aus.
  2. Klicken Sie auf den Stift, um die Daten zu bearbeiten.
  3. Bearbeiten Sie die Buchungsdaten und bestätigen Sie die Änderungen durch einen Klick auf "Daten speichern"

Tickets herunterladen

  1. Wählen Sie die entsprechende Buchung aus.
  2. Klicken Sie auf "Ticket herunterladen".


Hinweis! Hat ein Bucher mehrere Teilnehmertickets gebucht, so werden diese in einer .zip-Datei bereitgestellt. Die Tickets sind im PDF-Format gespeichert.

Buchungsbestätigung erneut versenden

  1. Wählen Sie die entsprechende Buchung durch einen Klick auf diese aus.
  2. Klicken Sie auf den Button "Aktionen".
  3. Wählen Sie "E-Mail Bestätigungsemail erneut versenden" aus.

Kontakte

Überblick

Im Menü-Reiter „Kontakte“ finden Sie alle Informationen bezüglich Ihrer Kontakte.


Kontaktdatenfelder

Um alle relevanten Veranstaltungsinformationen zu bekommen müssen für jede Veranstaltung individuelle Daten abgefragt werden. Dafür können beim Kontakt-Upload/Kontakt-Import, in der Veranstaltungserstellung, sowie in den Organisationseinstellungen neue Datenfelder angelegt werden.

Über das Zahnradsymbol oben im blauen Balken, gelangen Sie zu den Organisationseinstellungen und finden dort unter dem Reiter "Daten" und dem Unterpunkt „Kontaktdatenfelder“ die Einstellungsmöglichkeiten.


Kontaktupload

In Salesforce können Sie die einer Kampagne zugeordneten Kontakte in doo hochladen.


  • Klicken Sie hierfür auf den Button "Upload Contacts".
  • Die hochgeladenen Kontakte finden Sie nun in der Kontaktübersicht in doo. Sie sind automatisch einer Kontaktgruppe zugeordnet. Diese trägt den gleichen Namen wie Ihre Kampagne.
  • Öffnen Sie nun Ihre Veranstaltung in doo und klicken auf den Button "Einladungsliste".
  • Fügen Sie hier die soeben erstellte Kontaktgruppe zu Ihrer Veranstaltung hinzu.


HINWEIS! Der nachträgliche Kontaktupload über Salesforce ist nicht möglich. Bitte achten Sie darauf, dass alle Kontakte vor dem Kontaktupload der Kampagne in Salesforce zugeordnet sind.


Kontaktsuche

Sollten Sie einen Kontakt bearbeiten wollen, so können Sie diesen über die integrierte Such- und Filterfunktion finden. Geben Sie dazu einfach bekannte Kontaktdetails in das Suchfeld ein und bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf "Suchen". Um die Suche zu verfeinern können Sie über "Weitere Suchfunktionen" zusätzliche Suchkriterien hinzufügen.


Wichtig! Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der richtigen Gruppe befinden.

Besuchersuche (Besucher = Teilnehmende welche zur Veranstaltung zugesagt haben)

Sollten Sie einen Besucher bearbeiten wollen, so können Sie diesen über die integrierte Such- und Filterfunktion in der Buchungsübersicht finden. Geben Sie dazu einfach bekannte Daten (E-Mail Adresse, Buchungsnummer, Name,...) in das Suchfeld ein und bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf "Suchen". Um die Suche zu verfeinern können Sie über "Weitere Suchoptionen" zusätzliche Suchkriterien hinzufügen.

Kontakte exportieren

Wichtig! Dieser Abschnitt beschreibt den Export der Kontaktliste, dies ist kein Export der Teilnehmerliste.


Um Kontakte aus dem System zu exportieren, müssen Sie in der Menüstruktur das Menüfeld "Kontakte" auswählen. Klicken Sie anschließend auf "Kontakte verwalten" und wählen Sie "Kontakte exportieren" aus. Anschließend können Sie den Dateinamen festlegen und zwischen den Dateicodierungen UTF-8 oder ISO 8859-1 (Latin-1) wählen. Wir empfehlen Ihnen die UTF-8 Codierung.


Tipp! Sie können auch einzelnen Gruppen exportieren und den integrierten Filter nutzen. Bei dem Export werden alle Datenfelder und Kontaktinformationen, wie Gruppenzugehörigkeiten oder Newsletteranmeldung exportiert

Die Datei kann mit allen gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen weiter bearbeitet werden. Um die .csv Datei in eine übliche Tabellenkalkulationsdatei zu verwandeln, öffnen Sie diese in Excel. Die Daten werden nun alle in der ersten Spalte angezeigt und sind durch ein Komma getrennt.

Um die Daten zu trennen, wählen Sie die erste Spalte aus. Klicken Sie anschließend auf "Daten" und wählen Sie "Text in Spalten" aus.

Folgen Sie dem Textkonvertierungs-Assistenten. Wählen Sie im ersten Schritt "mit Trennzeichen versehen" aus. Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf "Weiter".

Wählen Sie im zweiten Schritt "Komma" in der Auswahlliste der Trennzeichen aus. Vergewissern Sie sich, dass ausschließlich dieser eine Wert ausgewählt ist und gehen Sie zum nächsten Schritt über.

Im letzten Schritt können Sie das Datenformat für jede Spalte festlegen, alternativ können Sie das Format bei dem Standard-Datentyp belassen. Schließen Sie den Assistenten mit einem Klick auf "Fertig stellen". Anschließend kann die Daten über das Dialogfeld "Speichern unter" im Dateiformat .xlsx abgespeichert werden.

Buchungsliste exportieren

Um eine Liste aller zugesagten Teilnehmenden herunterzuladen, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

  • Wählen Sie in der Veranstaltungsübersicht "Teilnehmer" aus.
  • Klicken Sie auf "Teilnehmer exportieren" um sich eine Liste mit allen Teilnehmenden und deren aktuellen Status herunterzuladen.


Die Liste kann als Excel- oder CSV-Datei heruntergeladen werden.